Whistleblowerordning ved over 50 medarbejdere

Danske virksomheder er juridisk forpligtet til at få
implementeret en whistleblowerordning!

Hvad betyder EU whistleblowerdirektivet for din virksomhed?

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DIREKTIV (EU) 2019/1937 vedtog den 23. oktober 2019 beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten - whistleblowerdirektivet

Den 24. juni 2021 vedtog folketinget lov om beskyttelse af whistleblowere.

Ved implementering af whistleblowerloven forpligtes en bred kreds af virksomheder til at skulle etablere en whistleblowerordning samt beskytte ansatte, som indberetter herunder.

Skal vores virksomhed have en whistleblowerordning?

Danske virksomheder med flere end 250 ansatte, samt alle offentlige myndigheder skal senest den 17. december 2021 have etableret en whistleblowerordning. Danske virksomheder som har mellem 50-249 ansatte, skal senest den 17. december 2023 have etableret whistleblowerordningen.

Ved opgørelse af antal ansatte medregnes alle uanset beskæftigelsesgraden, som modtager vederlag for arbejde i virksomheden, herunder fuldtids- og deltidsansatte samt ansatte med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter. Vikarer medregnes kun til virksomhedens ansatte, såfremt vedkommende er direkte ansat heri. Det vil sige at hvis vikaren er ansat igennem et vikarbureau, medregnes vikaren vikarbureauets ansatte og ikke virksomhedens. Den nemmeste måde at få det korrekte antal ansatte på er ved at slå virksomheden op på CVR-registret og under punktet Antal Ansatte se om virksomheden i de fire senest forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 ansatte eller derover. Er dette tilfældet er der lovkrav om etablering af en whistleblowerordning.

Lever virksomheden ikke op til lovkravene, kan de risikere bøder og i yderste konsekvens blive straffet efter straffeloven. Der er endnu ikke oplyst konkrete tal for størrelse af eventuel bøder, men lignende lov blev tilbage i 2019 indført i Australien, hvor bødestraffen for ikke implementering af whistleblowerordning ligger på $12,600 (knap 97.000 kr. i skrivende stund).

Lad os kontakte dig

Skemaet sendes via vores RSA 2048 Bits SSL-certifikat forbindelse, hvorved personoplysninger sendes krypteret og efter gældende lovgivning.

Hvad er en whistleblowerordning og hvordan etableres den?

En whistleblowerordning er et internt eller eksternt system, som giver enhver medarbejder og evt. andre personer med en samarbejdsrelation til en given virksomhed mulighed for anonymt at indberette alvorlige forhold på arbejdspladsen. Indberetningerne kan f.eks. omhandle svindel, tyveri, sexchikane, grov magtmisbrug eller overtrædelse af eventuelle tavshedspligter m.fl.

Virksomheden er forpligtet til at udpege en eller flere upartiske personer, som skal danne whistleblowerenheden, og som får ansvaret for at modtage og håndtere indberetningerne. De evt. indberetninger er der også krav til, og loven om beskyttelse af whistleblowere kræver at håndteringen af kommunikation mellem whistlebloweren og modtageren af indberetningerne skal sikre førstnævnte anonymitet, og samtidigt har personer fra whistleblowerenheden tavshedspligt om indberetningernes indhold.

Ekstern administrering af whistleblowerordning

For de fleste private virksomheder vil implementeringen af en whistleblowerordning betyde mere arbejde i form af dokumentation og højere omkostninger grundet indkøb til bl.a. indkøb og drift af ekstra IT-systemer. Det er yderlig ved lov et krav at virksomheden sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter og at whistleblowerenheden i forhold til den konkrete sagsbehandling er uafhængig af ledelsen (direktionen), hvorved ledelsen ikke må instruere eller beordre whistleblowerenheden til at håndtere en indberetning på en bestemt måde.

Ved at lade os håndtere ordningen slipper I for det meste, da vi tilbyder en pris- og administrationsmæssig fordelagtig løsning, som dækker samtlige dele af en whistleblowerordning til private virksomheder.

Løsningen tilpasses jeres virksomhed og indeholder bl.a. udarbejdelse af juridiske dokumenter for anvendelse, samt opsætning af virksomheden i whistleblowersystemet, som I dermed får adgang til.

På whistleblowersystemets onlineplatform findes altid opdateret dokumentation. Systemet er desuden GDPR compliant (Stærk kryptering og ISO 27701 certificeret), og Ansatte.dk vil forud for oprettelsen af virksomheden i systemet have underskrevet en erklæring om tavshedspligt.

Udover månedsvist at stille whistleblowersystem til rådighed, håndterer Ansatte.dk også indberetninger – herunder udarbejdelse af rapport hvis nødvendigt samt oprydning/sletning af evt. falske indberetninger mm. Til den favorable pris af kun 1.500,-/mdr.

For at undgå potentielle udfordringer ved at vente til sidste time for etablering af whistleblowerordningen, er det en god ide at få sat gang i implementeringen allerede nu. Kontakt os derfor uforpligtende på 7171 2200 og hør hvordan vi kan hjælpe.

INTERIM AFTALEN INDEHOLDER DÆKNING AF VORES PROFESSIONELLE ANSVARSFORSIKRING
I HDI-GERLING MED EN FORSIKRINGSSUM PÅ 2.000.000 KR.

Oftest Stillede spørgsmål

Hvilken virksomheder SKAL følge whistleblowerloven?

Danske virksomheder med 50 eller flere medarbejdere skal have en whistleblowerordning. Har virksomheden 250 medarbejdere eller derover skal whistleblowerordningen være oprettet senest den 17. december 2021. Har virksomheden mellem 50-249 ansatte, skal ordningen være oprettet senest den 17. december 2023.

Mindre arbejdspladser kan være forpligtet til at etablere en whistleblowerordning efter krav i anden lovgivning, herunder lov om finansiel virksomhed. Arbejdspladser, der efter anden lovgivning allerede har etableret en whistleblowerordning, skal både opfylde kravene i whistleblowerloven og anden lovgivning, hvis den anden lovgivning udspringer af en EU-retsakt.

Hvornår SKAL whistleblowerordningen være implementeret?

Senest den 17. december 2021 skulle alle private arbejdspladser med flere end 250 ansatte samt offentlige myndigheder med over 50 ansatte have etableret en whistleblowerordning.

Private virksomheder med 50-249 ansatte har pligt til at få implementeret en whistleblowerordning inden den 17. december 2023.

Hvad SKAL whistleblowerordningen indeholde?

• En indberetningskanal (intern eller ekstern)

• Skriftlige retningslinjer og/eller procedurer for sagsbehandling af indberetningerne

• Awareness og uddannelse af medarbejdere

• Informationspligt overfor omfattede medarbejdere, samt implementeringsplan

• En juridisk korrekt whistleblowerpolitik

• En whistleblowerenhed bestående af en eller flere upartiske personer

Tavshedspligt & Særlig behandlingshjemmel

Tavshedspligt

Stk. 1. Den, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, jf. § 11 og § 19, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår heri.
Stk. 2. Tavshedspligten i stk. 1 finder tilsvarende anvendelse for personer, der ved videregivelse efter § 26 får kendskab til oplysninger som nævnt i stk. 1.
Stk. 3. Tavshedspligten i stk. 1 finder tilsvarende anvendelse for uautoriserede medarbejdere ved myndigheder, der driver eksterne whistleblowerordninger, jf. § 17, som utilsigtet får kendskab til de i stk. 1 nævnte oplysninger.
Whistleblowerlovens § 25

Særlig behandlingshjemmel
Sagsbehandlingsregler for interne og eksterne whistleblowerordninger

Behandling af personoplysninger kan ske, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i en whistleblowerordning oprettet i henhold til denne lov.
Whistleblowerlovens § 22

Hvad er en whistleblowerenhed?

En eller flere upartiske personer, som har ansvaret for at modtage, håndtere og følge op på indberetningerne. Er yderlig forpligtet til at holde kontakten til whistlebloweren og give feedback til vedkommende. Sikre whistleblowerens rettigheder, dette selvom whistleblowerenheden eventuelt må afvise indberetningen, såfremt den ikke omfattes af lovens anvendelsesområde.

Kravet om upartiskhed skal sikre, at de udpegede personer kan forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af de modtagne indberetninger, dette uanset hvilke personer de indberettede oplysninger omhandler. Virksomheden bør ved udpegningen af personer til whistleblowerenheden sikre, at der ikke må opstå interessekonflikter. Samt sikre at whistleblowerenheden i forhold til den konkrete sagsbehandling er uafhængig af ledelsen (direktionen), hvilket betyder at ledelsen ikke må instruere eller beordre whistleblowerenheden til at håndtere en indberetning på en bestemt måde.

Hvordan sikres information- og dokumentationspligten?

Virksomheden skal på et synligt sted, der er tilgængeligt for alle medarbejdere omfattet whistleblowerordningen, oplyse om retningslinjer og/eller procedurer for foretagelse af en indberetning.

For at virksomheden kan opfylde dokumentationspligten skal der udarbejdes en whistleblowerpolitik

Godtgørelse

Whistleblowere eller fysiske og juridiske personer omfattet af § 8, stk.2, der er blevet udsat for repressalier som følge af en indberetning eller hindret eller forsøgt hindret i at foretage en indberetning, har krav på godtgørelse
Whistleblowere, som er blevet udsat for repressalier som følge af anskaffelse af oplysninger om overtrædelser, har krav på godtgørelse
Godtgørelsen fastsættes i overensstemmelse med principperne i ligebehandlingsloven
Såfremt en medarbejder er blevet afskediget i strid med whistleblowerloven, kan ansættelsesforholdet opretholdes eller genoprettes
Whistleblowerlovens Kapitel 6 - Godtgørelse, bevisbedømmelse og straf

Hvad koster den eksterne whistleblowerordning?

Etablering: 6.500,- (engangsbeløb)
Interim aftale: 1.500,-/mdr.
Interim aftalen indeholder:
• Udarbejdelse af whistleblowerpolitik for opfyldelse af dokumentationspligten
• Udarbejdelse af skriftlig retningslinje/procedure for foretagelse af indberetning
• Sikre juridisk compliance ved opdatering/ændringer iht. whistleblowerloven
• Udarbejdelse af implementeringsplan
• Udarbejdelse af uddannelse materiale til jeres medarbejdere
• Opsætning af virksomheden i whistleblowersystemet
• Månedsvis adgang til whistleblowersystem
• Korrekt håndtering af indberetninger
• Udarbejdelse af nødvendige rapporter
• Månedsvis sikre oprydning og sletning af falske indberetninger
• Sikre GDPR-compliance af whistleblowersystemet

UNDGÅ BØDER - FÅ IMPLEMENTERET WHISTLEBLOWERORDNINGEN NU!