En forkert ansættelse kan ødelægge din virksomhed

Det lyder voldsomt. Men det er sandt. Store virksomheder, der er velkonsoliderede, har ikke så meget at miste ved en fejlansættelse. Derimod kan en fejlansættelse få katastrofale følger for mindre virksomheder – især hvis der er tale om en nøglepost. Vær derfor opmærksom på, hvilke rettigheder, du har som virksomhedsejer, hvis uheldet skulle være ude.

Har HR-personalet i en Fortune 500-virksomhed svedige håndflader, når de skubber en ansættelseskontrakt henover bordet til en kommende kollega? Formentlig ikke. Hvis den nye medarbejder viser sig at være ineffektiv eller pludselig sygemelder sig i månedsvis, så går det alligevel alt sammen!

Men for indehaveren af en mindre virksomhed? Ja, der foregår kontraktunderskrivningen på en anden måde. Tøvende. Let rystende. Lyder det som noget, du kan genkende?

Jobsamtalerne kan være gået nok så godt (med højt humør og en perlerække af anekdoter), men nu begynder alvoren. Og tænk, hvis der går hårknude i samarbejdet!

Der, hvor konflikten starter
Man kan ikke nå at lave en komplet forventningsafstemning, de 3 første måneder i et ansættelsesforløb. Det er umuligt. Ansættelseskontrakten indeholder aftaler, som begge parter er blevet enige om. Dette inkluderer fx:    

  • Ansvarsområder
  • Opgavetyper
  • Fleksibilitet
  • Løn
  • Goder
  • mv.

Men det betyder ikke, at I er nået til komplet enighed. For ofte vil meget vigtige elementer i en kontrakt blive beskrevet i vage vendinger såsom:

… inkluderer blandt andet…

… ad hoc…

… i et rimeligt omfang…

… når der er behov for det…

… som udgangspunkt…

… i god tid…

… med kort varsel…

… i samarbejde med relevante kollegaer…

… foretages der en forhandling…

Hvordan skal sådanne vendinger tolkes? Det er der overraskende mange bud på. Og faktisk er det snarer reglen end undtagelsen, at arbejdsgiver og arbejdstager tolker vendingernes ordlyd på forskellige måder – også selvom de følte, de var komplet enige under jobsamtalen. I de tilfælde, hvor de to parter er særligt uenige, opstår der konflikter.

Hvem har skylden?
Når der går hårknude i et samarbejde, er der en tendens til, at der bliver peget fingre ad virksomhederne. Det er ærgerligt, da det oftest er en mislykket forventningsafstemning, der ligger til grund for konflikten.

Det bør også tilføjes, at en medarbejder kan handle på en måde, der er med til at ødelægge virksomheden eller tvinge den til at lukke. Det er bare ikke særlig ofte, den historie bliver fortalt.

Men det er ikke konstruktivt at tale om skyld. Tænk hellere over, hvordan I kan nå til enighed – helst før konflikten opstår.

Nedenfor kan du læse mere om, hvordan du kan præcisere de forventninger, du har som arbejdsgiver, via en personalehåndbog eller ved brug af andre retningslinjer, såsom en jobbeskrivelse.

Interessetimer vs. flekstid

Konceptet interessetimer kom rigtig mange virksomheder til gode i tidernes morgen. Her forpligtede medarbejderen sig til at arbejde ekstra, når der var behov for det (uden betaling). I dag er det blevet vendt på hovedet. Nu er det de ansatte, der gerne vil have en fleksibel arbejdsplads. Men denne fleksibilitet bør gå begge veje.

Især de mindre virksomheder har behov for medarbejdere, som er fleksible – både når det kommer til arbejdstitler, arbejdsopgaver og arbejdstider. Er der meget at lave, skal der gives gas. Er der dødvande, er der tid til afspadsering eller til at drosle ned og slappe af. Sørg for at gøre dette meget tydeligt fra starten af, og skriv det ned i for eksempel personalehåndbogen.

Lønforhandling vs. lønregulering

Når den årlige lønforhøjelse nærmer sig, er det meget forståeligt, at den enkelte medarbejder gerne vil stige i løn. Men det er altid en god idé at rejse spørgsmålet: Er du villig til at gå op i løn i gode tider og ned i løn i dårlige tider?

De lønninger, der bliver udbetalt, skal gerne afspejle virksomhedens økonomi. Skal det være fair for begge parter, giver det god mening, at der bliver udbetalt flere lønkroner, når det går godt og færre, når der er hårde tider.

Husk, at der ved ændringer i et arbejdsforhold altid skal være et tillæg til ansættelseskontrakten, da mangel herpå kan koste virksomheden dyrt.

Effektivitet og trivsel

Har du en føling med, hvor effektive dine medarbejdere er i den tid, de er på kontoret? Bruger de tid på at tjekke Facebook, besvare private mails eller kigge efter tøj på diverse webshops? Det er vigtigt, at du som arbejdsgiver kommer med retningslinjer for, hvordan arbejdstiden bruges. Skal Facebook være forbudt i arbejdstiden? Eller skal medarbejderen bare trække det fra i flekstiden? Det er vigtigt, at I finder en balance, som tilgodeser begge parter, men har fokus på virksomhedens behov.

Hvis du har en medarbejder, der ikke er engageret i sit arbejde, så hjælp dem med at finde opgaver, der kan motivere dem. Og hvis der er tale om mistrivsel, så find ud af, hvordan du kan hjælpe. Det er også en mulighed simpelthen at stoppe samarbejdet på forsonlig vis. En afskedigelse behøver ikke være en kampzone – det kan også gøres på en måde, som er til gavn for begge parter.

Men vær sikker på at opsigelse selvom den sker på forsonlig vis foretages korrekt, da en ukorrekt opsigelse kan have økonomiske konsekvenser for virksomheden, og der er desværre en tendens til at enkelte fagforeninger kører sager imod virksomheder, selvom opsigelsen er sket på forsonlig vis og uden “accept” fra medarbejderen af.

En god ide er at få udarbejdet en personalehåndbog , så alle retningslinjerne for virksomheden er nedskrevet, hvilket også er med til at sikre ens retningslinjer i hele virksomheden. Det samme gælder for udarbejdelse af en lederhåndbog , som medfølger gratis, ved medlemskab på ansatte.dk.

Kend dine rettigheder – det betaler sig
Glemmer du at udforme en ansættelseskontrakt indeholdende minimumskravene eller et tillæg til ansættelseskontrakten, er der kontant afregning ved kasse 1, hvis en fagforening får nys om det. Der er uendeligt mange faldgruber, når du har med ansættelser at gøre, og de kan være svært at navigere rundt i.

Få ubegrænset korrekt rådgivning

Står du i en lignende situation, så kontakt os på 7171 2200 eller via mail support@ansatte.dk Medlemskab starter fra 263,-/mdr. Timepris 1.500,-

Miniguide: Det skal du være opmærksom på ved første ansættelse

Din virksomhed er kommet så langt, at du nu kan ansætte din første medarbejder. Tillykke! Men inden du indrykker en jobannonce, er der en række ting, du bør overveje. For en medarbejder koster mere, end man lige skulle tro. Læs videre og bliv klogere på, hvordan du bør forholde dig, når du bliver arbejdsgiver for første gang.

Der kan være mange udgifter forbundet med ansættelsen af den første medarbejder. Alene det at etablere en arbejdsplads med telefon, pc, tastatur, mus, bord, stol, lampe… osv. – og bare det at skulle indrette lokaler, så et “fremmede” menneske kan være på stedet – er ofte en bekostelig affære.

Udover lønnen er der en række udgifter, som enten er lovbestemte, eller som man under alle omstændigheder er nødt til at budgettere med, når man ansætter sin første medarbejder – for eksempel feriepenge og atp. Det gælder i øvrigt også ved ”ansættelse” af sig selv i egen virksomhed (alt efter virksomhedsform).

Derudover er der også en række udgifter, til f.eks. sygeforsikringer, som man som virksomhedsejer alvorligt bør overveje.

Nedenstående gennemgang er vejledende – Hvorved satserne år efter år ændrer sig, nye afgifter bliver pålagt og gamle forsvinder. Så selv om du følger nedenstående gennemgang nøje kan vi (desværre) ikke garantere, at beløbet bliver fuldstændigt identisk med det, du faktisk vil blive afkrævet.

Særlige former for ansættelse er ikke dækket af nedenstående. Det gælder f.eks. ansatte i fleksjob, elever og andre med løntilskud.

På Ansatte.dk kan du oprette og gemme virksomhedens juridisk korrekte ansættelseskontrakter, advarsler, opsigelser og dermed sikre alt omkring ansættelsesret for din nye medarbejder til priser hvor alle virksomheder kan være med.

Ansatte.dk overholder GDPR, heraf f.eks opbevaring, sikkerhed og slettepolitikker for både dokumenter og medarbejdere, hvilket løbende automatisk slettes herefter.

Oversigt over dine udgifter

Løn

Lønnen skal aftales mellem dig og din medarbejder. I kan som udgangspunkt aftale, lige hvad I har lyst til, da der ikke findes noget der hedder mindsteløn i Danmark, selv om mange tror det. Kun i særlige tilfælde er der en tvungen mindsteløn, f.eks. hvis din første ansatte er en elev, en medarbejder i fleksjob, eller du har indgået en overenskomst med en faglig organisation.

Udbetaling af løn skal registreres og er omfattet forskellige bogføringsregler, derfor anbefaler vi brugen af et lønsystem som f.eks Danløn eller brugen af vores samarbejdspartner SEROP ApS som lønadministrator, hvor alt håndtering ligger på 89,- pr. lønseddel – kontakt dem på 7023 3838.

Feriepenge

Når du starter med at betale løn til din første medarbejder skal du huske, at du på et tidspunkt også skal betale feriepenge. Enten i forbindelse med ferieafholdelse, eller når vedkommende fratræder sin stilling i virksomheden. (Bliv løbende opdateret omkring den nye ferielov på Ansatte.dk)

Timelønnede medarbejdere:

Feriepenge (12,5 % af lønnen). Feriepenge kan indbetales til Feriekonto. Det skal ske kvartalsvis og senest måneden efter udløbet af et kvartal. Ved fratræden skal tilgodehavende feriepenge indbetales senest den 10. i måneden efter, at medarbejderen stopper sin ansættelse.

Funktionærer/Månedslønnede:

Medarbejderen kan have ferie med løn. Ud over lønnen i ferien har medarbejderen også krav på mindst 1 % af årslønnen i såkaldt ferietillæg, hvilket normalt udbetales med maj månedsløn. Men du skal under alle omstændigheder budgettere med udgiften, da den optjente godtgørelse skal indbetales til Feriekonto hvis/når medarbejderen fratræder, senest den 10. i måneden efter medarbejderen stopper, så der skal være penge i virksomheden til at dække udgiften.

Lovpligtige ordninger

Dernæst kommer en række bidrag til forskellige ordninger (Oplyste priser er fra 2019):

ATP-bidrag (max. 284 kr. pr måned, for en månedslønnet med mindst 117 timer; satsen reguleres efter den ansattes timetal)

På ATP’s hjemmeside finder du satser for månedslønnede, 14 dages lønnede, ugelønnede og løsarbejdere. Foruden de forskellige aflønningsformer skal man også forholde sig til at ATP-bidraget ændrer sig afhængig af hvor mange timer en medarbejder har.

Da ATP afhænger af aflønningsformen og timeantal, vil det være forskelligt hvad som skal betales i ATP for hver enkelt medarbejder. Samtidig er den første medarbejder gratis, men ofte vil der være tale om at ”første” medarbejder i virksomheden er ejeren selv.

Finansieringsbidrag (dækker blandt andet udgifter til Lønmodtagernes Garantifond), 146,25 kr. i kvartalet pr fuldtidsmedarbejder

Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB), 716,50 kr. i kvartalet pr fuldtidsmedarbejder

Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring (AES). Prisen varierer fra branche til branche. Dyrest er politi, brandvæsen, forsvar, mens den billigste private branche er banksektoren – Find jeres AES sats her

Barsel.dk (Yder tilskud ved visse medarbejderes fravær pga. barsel og graviditet). 187,50 kr. pr kvartal pr. fuldtidsmedarbejder

Ovenstående udgifter betales via ATP, så man skal huske at tilmelde sig som arbejdsgiver hos både SKAT og ATP. Satserne for de forskellige ydelser varierer fra år til.

Lovpligtig forsikring

Arbejdsskadeforsikringen dækker ved medarbejderes tilskadekomst under arbejdets udførelse. Du skal tegne forsikringen i et privat forsikringsselskab. Prisen varierer fra selskab til selskab og er afhængig af, hvilken branche virksomheden agerer indenfor.

Andre vigtige punkter

Ansættelseskontrakt

Medarbejderen skal have en ansættelseskontrakt senest en måned efter sin første arbejdsdag. Sker det ikke, kan medarbejderen via sin fagforening kræve godtgørelse fra virksomheden, hvilket vil være en økonomisk omkostning, der nemt kunne være sparet ved online oprettelse heraf på Ansatte.dk

APV

Du skal huske at udarbejde en APV (arbejdspladsvurdering) mindst hvert tredje år eller hvis der sker store ændringer på arbejdspladsen. Opret en virksomhedsprofil på vores HR-platform, og få direkte adgang til det APV-skema, som I skal bruge. Vores APV-skemaer er målrettet forskellige brancher og virksomheder.

Disse forsikringer er gode at have

Erhvervsansvarsforsikring: (tegnes også via private forsikringsselskaber), dækker medarbejderens og ejerens eventuelle skadevoldende (erstatningsansvarlige) handlinger i arbejdstiden.

Sygedagpengeforsikring: Tegnes via Udbetaling Danmark og giver ret til refusion af sygedagpenge fra medarbejderens 2. sygedag – i modsætning til de normale 30 dage, som man ellers skal vente. Ordningen (for A/S, ApS eller IvS) koster 0,74 % af lønsummen i 2019. Læs mere om ordningen på Virk.dk – Du kan både forsikre dig som selvstændig og som privat arbejdsgiver. Husk at budgettere med udgifter i forbindelse med sygefravær, hvis du bliver nødt til at benytte vikar ved længere sygeperioder – En vikar fra vores samarbejdspartner SEROP ApS koster fra 199,- pr. time kontakt dem på 7023 3838.

Forhold ved fratræden

Når medarbejderen fratræder (opsiges), skal arbejdsgiveren som regel betale, hvad der svarer til understøttelsen på de tre første ledighedsdage – (de såkaldte G-dage). Her i 2019 er prisen for en dag 871 kr., og 3 dage 2.613 kr. For at medarbejderen er berettiget til G-dage, skal denne være tilmeldt en A-kasse.

Hvad enten opsigelsen sker fra arbejdstager eller arbejdsgivers side af, anbefaler vi at den sker skriftligt – da det er virksomheden der kan stilles til ansvar for fremvisning af en gyldig opsigelse. Alt efter om medarbejderen har været ansat mere eller mindre end 12 måneder er opsigelsen omfattet forskellige retningslinjer.

Få ubegrænset korrekt rådgivning

Står du i en lignende situation, så kontakt os på 7171 2200 eller via mail support@ansatte.dk Medlemskab starter fra 263,-/mdr. Timepris 1.500,-